En proformafaktura er et tolddokument, der vedlægges forsendelser, som sendes uden for EU. Se hvordan du gør her.
Hvad er en proformafaktura?
Ordet proforma betyder, at noget ikke er bindende for nogen af partnere. Det er altså rent formelt. Dette dokument anvendes også af toldvæsenet til at fastsætte told og afgifter. Fakturaens opgave er at give en fuld oversigt over forsendelsens indhold samt hvilke vilkår der er aftalt mellem køber og sælger, da det har betydning for varens toldværdi og gør korrekt beregning af told og afgifter mulig.
Nedenfor ses et eksempel på en proformafaktura, hvor oplysninger såsom afsender, modtager, beskrivelse af varen samt prisen indgår.
Hvornår bruger man en proformafaktura?
En proformafaktura bruges altså som tolddokument i de tilfælde, hvor der ikke skal betales for varen eller ydelsen. Udover at virke som en aftale mellem køber og sælger kan den også bruges, hvis varen ikke har en pris. Det kan for eksempel være, hvis du sender en erstatningsvare til kunden, hvor der er betalt for varen tidligere. Proformafakturaen skal også bruges, hvis der sendes en returvare eller en gave. Hvis din virksomhed sender gratis vareprøver, vedlægges en proformafaktura for at oplyse toldmyndighederne omkring det sendte produkt. Alt afhængig af transportør og land skal proformafakturaen enten vedhæftes forsendelsen eller sendes elektronisk.
Udfyldning af tolddokumenter kan være en tung og tidskrævende proces, særligt når du har mange eksportforsendelser, men med Shipmondo kan du automatisere udfyldning af tolddokumenter og dermed spare tid. Du kan udfylde en proformafaktura elektronisk i Shipmondo. Her skal du udfylde kategori, antal, land, indhold på engelsk, tarifkode, enheds vægt, enheds værdi samt den totale værdi. Hvis du under kategori vælger Salg af vare eller Andet vil der i stedet blive oprettet en handelsfaktura.
Du kan også automatisere toldudfyldningen.
Handelsfaktura vs. proformafaktura
Modsat proformafaktura vedlægges en handelsfaktura i de tilfælde, hvor modtager skal betale for varen. Typisk er handelsfakturaen udstedt af sælgeren, som også ofte er afsenderen. Fakturaen indeholder hvilke varer, der er blevet solgt samt salgsprisen herpå. Handelsfakturaens primære funktion er at danne grundlag for den værdiansættelse, der foretages ved tolddeklaration og den efterfølgende toldsats, der opkræves af myndighederne ved eksport uden for EU.
Elektronisk proformafaktura hos Shipmondo
Når du eksporterer, altså sender varer til et land uden for EU, skal der medsendes tolddokumenter i form af en handelsfaktura eller en proformafaktura. Hos Shipmondo kan du udfylde dine oplysninger til en proformafaktura og handelsfaktura elektronisk, når du booker forsendelsen. Hos Shipmondo betaler du kun for dit forbrug, intet abonnement og ingen binding.
De udfyldte oplysninger kan blive overført elektronisk til transportøren. Dette kaldes også at sende paperless. Det kan du blandt andet gøre med UPS, FedEx, DHL Express og GEODIS gennem Shipmondo. Her slipper du for det manuelle arbejde ved at printe og medsende dokumenterne, benytter en miljøvenlig løsning samtidig med at toldbehandlingen kan starte tidligere og ikke først, når forsendelsen ankommer. Alt afhængig af modtagerlandet og transportøren kan det dog stadig være nødvendigt, at der skal fastgøres et antal eksemplarer af proformafakturaen uden på forsendelsen.
Læs mere om hvordan du elektronisk udfylder toldinformationen.
Brug af forsendelsesskabeloner
Hvis du tit anvender den samme transportør, fragtprodukt eller service, kan du i Shipmondo gøre brug af forsendelsesskabeloner, så du slipper for at udfylde de samme oplysninger gang på gang. Her kan du blandt andet udfylde transportør, fragtprodukt, hvilket fragtaftale du benytter, antal pakker, vægtklasse og eventuelle tilvalg. Denne forsendelsesskabelon kan du også bruge til at præudfylde dine toldoplysninger og på denne måde automatisere tolddeklarationen og oprettelse af proformafakturaen til din eksportforsendelse udenfor EU. Herunder kan du se et eksempel på en forsendelsesskabelon fra Danmark til USA med DHL Express.
