Effektiviser eksporten deres: Automatisk utfylling av tolldokumenter med Shipmondo

Når dere sender forsendelser til utlandet, er korrekt tollhåndtering en forutsetning for at pakkene deres kommer sikkert og rettidig fram. Tollmyndighetene i mottakerlandet krever en rekke opplysninger som danner grunnlaget for fortollingen. Disse må være presise og komplette for å unngå forsinkelser, ekstra kostnader eller retur.

Med automatisk toll i Shipmondo kan dere strømlinje hele prosessen og sikre at tolldokumentene blir utfylt effektivt hver gang.

Hvis dere driver en e-commerce virksomhet med en nettbutikk som sender til kunder i utlandet, er det avgjørende at tollhåndteringen er korrekt og effektiv. Via Shipmondo Ordrehåndtering tilbyr vi også enkel og automatisk utfylling av tolldokumenter.

Hva er automatisk toll?

Automatisk toll er en funksjon i Shipmondo som gjør det mulig å automatisere utfyllingen av tolldokumenter når dere oppretter eksportforsendelser fra Norge til utlandet.

Funksjonen sikrer at nødvendige tollopplysninger, som tariffkode (HS-kode), varebeskrivelse på engelsk, opprinnelsesland og vareverdi, automatisk overføres fra deres produktdata til de relevante dokumentene.

Det betyr at handelsfakturaer, proformafakturaer og eventuelt CN22- eller CN23-dokumenter genereres korrekt og effektivt uten manuell inntasting, avhengig av transportørens krav. Shipmondo støtter dessuten papirløst hos flere transportører, slik at tollopplysningene sendes digitalt til de rette myndighetene.

Ved å bruke automatisk toll slipper dere gjentakende og feilutsatt arbeid, samtidig som dere overholder tollkravene og får en korrekt tolldeklarasjon i mottakerlandet.

Automatisering av tollbehandling er spesielt relevant for virksomheter med høyt ordrevolum eller komplekse produktkataloger, der korrekt og ensartet tollinformasjon er avgjørende for at forsendelser passerer tollen raskt og uten komplikasjoner som f.eks. hvis en HS-kode mangler eller opprinnelsesland er angitt feil.

Toll er også spesielt viktig ved bulkfrakt, hvor mange ordrer behandles og sendes samlet i større partier til mottakere i utlandet. Ellers risikerer man at hele forsendelsen forsinkes, tilbakeholdes eller pålegges ekstra toll og avgifter. I slike tilfeller er det kun den samlede forsendelsen som fortolles – ikke de individuelle pakkene.

Med Shipmondos automatiske tollfunksjon kan dere enkelt håndtere store mengder forsendelser uten å gå på kompromiss med presisjon og overholdelse av tollkrav.

Slik fungerer automatisk toll

Automatisk toll aktiveres i to overordnede trinn:

1. Fyll ut tollinformasjon på varene deres

For å få fullt utbytte av funksjonen må produktene deres i Shipmondo være opprettet med følgende informasjon:

• Engelsk varebeskrivelse
• Tariffkode (HS-kode)
• Opprinnelsesland
• Vekt og verdi per enhet

Disse dataene brukes direkte i tolldokumentene, og det er derfor viktig at de er presise og følger gjeldende tollregler. Hvis dere allerede har varene i systemet, kan data oppdateres enkelt via Excel-import.

Har dere en plattform som Shopify, kan tolldata overføres automatisk via metafelt, og dermed minimere behovet for manuelle oppdateringer. Bli klokere på import av varedata her.

2. Aktiver automatisk toll på integrasjonen deres

Når varene deres er oppdaterte, aktiverer dere automatisk toll i den relevante integrasjonen i Shipmondo. Deretter blir de nødvendige tollopplysningene brukt hver gang det opprettes en eksportforsendelse basert på en ordre fra nettbutikken eller ERP-systemet deres.

Det sikrer at tolldokumentene blir korrekt utfylt og vedlagt uten manuell innsats.

Fordeler med automatisk toll

Utvid til nye markeder

Automatisk toll er det motsatte av en bremsekloss for vekst. Det gjør det enkelt å ekspandere virksomheten til nye markeder, inkludert EU, hvor toll alltid må håndteres korrekt. Det tar kjedelige manuelle oppgaver og gjør det mulig å sende pakker til hele verden uten å måtte tenke på tollprosessen.

Reduser risikoen for feil

Tollopplysninger må være presise. Med automatisk toll unngår dere manuelle feil ved inntasting og sikrer at tariffkoder, beskrivelser og verdier samsvarer med deres produktdata og med mottakerlandets krav.

Spar tid på arbeidsflyten

I stedet for å bruke tid på å fylle ut tolldokumenter for hver enkelt ordre, blir dokumentene generert automatisk. Det frigjør tid i driften og skaper en mer effektiv logistikkflyt, spesielt ved høyt volum.

Klar for papirløs toll (Paperless)

Shipmondo støtter elektronisk overføring av tolldokumenter, også kalt paperless, til transportører som DHL Express og UPS. Det betyr at tollopplysningene sendes digitalt til både transportøren og mottakerlandets myndigheter, noe som reduserer behovet for fysiske fakturaer/dokumenter og fremskynder tollbehandlingen.

Ensartet oppsett på tvers av transportører

Funksjonen kan brukes med flere transportører og er fleksibel i oppsettet. Når dere bruker Shipmondo, kan dere oppnå en ensartet tollprosess på tvers av forsendelser – og dermed skape et skalerbart og driftssikkert oppsett.

Forutsetningen er at varekartoteket deres i Shipmondo er oppdatert med korrekt tollinformasjon. Hvis dere bruker forsendelsesmaler, vil tollopplysninger automatisk bli hentet fra varene, noe som sikrer at dokumentasjonen er basert på et sentralt og vedlikeholdt datagrunnlag.

Se vår oversikt over funksjoner i Shipmondo og finn den løsningen som matcher deres behov best.