Effektivisér jeres eksport: Automatisk udfyldning af tolddokumenter med Shipmondo

Når I sender forsendelser til lande uden for EU, er korrekt toldhåndtering en forudsætning for, at jeres pakker kommer sikkert og rettidigt frem. Toldmyndighederne i modtagerlandet kræver en række oplysninger, som danner grundlaget for fortoldningen. Og disse skal være præcise og komplette for at undgå forsinkelser, ekstraomkostninger eller returnering.

Med automatisk told i Shipmondo kan I strømline hele processen og sikre, at tolddokumenterne bliver udfyldt effektivt - hver gang.

Hvis I driver en e-commerce virksomhed med en webshop, der sender til kunder uden for EU, er det afgørende, at toldhåndteringen er korrekt og effektiv. Via Shipmondo Ordrehåndtering, tilbyder vi også nem og automatisk udfyldning af tolddokumenter.

Hvad er automatisk told?

Automatisk told er en funktion i Shipmondo, der gør det muligt at automatisere udfyldningen af tolddokumenter, når I opretter eksportforsendelser til lande uden for EU.

Funktionen sikrer, at nødvendige toldoplysninger, såsom tarifkode (HS-kode), varebeskrivelse på engelsk, oprindelsesland og vareværdi, automatisk overføres fra jeres produktdata til de relevante dokumenter.

Det betyder, at handelsfakturaer, proformafakturaer og eventuelt CN22- eller CN23-dokumenter genereres korrekt og effektivt uden manuel indtastning, afhængigt af transportørens krav. Shipmondo understøtter desuden paperless trade hos flere transportører, så toldoplysningerne sendes digitalt til de rette myndigheder.

Ved at bruge automatisk told slipper I for gentagende og fejlbehæftet arbejde, samtidig med at I overholder toldkravene og får en korrekt tolddeklaration i modtagerlandet.

Automatisering af toldbehandling er især relevant for virksomheder med høj ordrevolumen eller komplekse produktkataloger, hvor korrekt og ensartet toldinformation er afgørende for, at forsendelser passerer tolden hurtigt og uden komplikationer. Fx hvis der mangler en HS-kode eller oprindelsesland er angivet forkert.

OBS. Sender I til privatpersoner i Norge, og er I VOEC-registrerede? Så skal forsendelsen undgå fortoldning ved grænsen, og jeres VOEC-nummer skal fremgå af faktura og pakkelabel. I disse tilfælde må automatisk told kun anvendes, hvis systemet understøtter korrekt VOEC-mærkning.

Told er også særligt vigtigt ved bulk shipping, hvor mange ordrer behandles og sendes samlet i større partier til modtagere i udlandet. Ellers risikerer man, at hele forsendelsen forsinkes, tilbageholdes eller pålægges ekstra told og afgifter. I disse tilfælde er det kun den samlede forsendelse, der fortoldes - ikke de individuelle pakker.

Med Shipmondos automatiske toldfunktion kan I nemt håndtere store mængder forsendelser uden at gå på kompromis med præcision og overholdelse af toldkrav.

Sådan fungerer automatisk told

Automatisk told aktiveres i to overordnede trin:

1. Udfyld toldinformation på jeres varer

For at få fuldt udbytte af funktionen skal jeres produkter i Shipmondo være oprettet med følgende information:

• Engelsk varebeskrivelse
• Tarifkode (HS-kode)
• Oprindelsesland
• Vægt og værdi pr. enhed

Disse data anvendes direkte i tolddokumenterne, og det er derfor vigtigt, at de er præcise og følger gældende toldregler. Hvis I allerede har varerne i systemet, kan data opdateres nemt via Excel-import.

Har I en platform som Shopify, kan tolddata overføres automatisk via metafelter, og dermed minimere behovet for manuelle opdateringer. Bliv klogere på import af varedata lige her.

2. Aktiver automatisk told på jeres integration

Når jeres varer er opdaterede, aktiverer I automatisk told i den relevante integration i Shipmondo. Herefter bliver de relevante toldoplysninger anvendt hver gang, der oprettes en eksportforsendelse baseret på en ordre fra jeres shop eller ERP-system.

Det sikrer, at tolddokumenterne bliver korrekt udfyldt og vedhæftet uden manuel indsats.

Fordele ved automatisk told

Udvid til nye markeder

Automatisk told er også det modsatte af en bremseklods for vækst. Det gør det nemt at ekspandere jeres forretning til nye markeder uden for EU, hvor told er nødvendigt at have styr på. Det tager trætte, kedelige manuelle opgaver og gør det muligt slet ikke at skulle tænke over, når I sender pakker til hele verden.

Reducér risikoen for fejl

Toldoplysninger skal være præcise. Med automatisk told undgår I manuelle fejl ved indtastning og sikrer, at tarifkoder, beskrivelser og værdier stemmer overens med jeres produktdata, og med modtagerlandets krav.

Spar tid i jeres workflow

I stedet for at bruge tid på at udfylde tolddokumenter for hver enkelt ordre, bliver dokumenterne genereret automatisk. Det frigiver tid i jeres drift og skaber et mere effektivt logistikflow, særligt ved høj volumen.

Klar til papirløs told (Paperless)

Shipmondo understøtter elektronisk overførsel af tolddokumenter, også kaldet paperless, til transportører som DHL Express og UPS. Det betyder, at toldoplysninger sendes digitalt til både transportøren og modtagerlandets myndigheder, hvilket reducerer behovet for fysiske fakturaer/dokumenter og fremskynder toldbehandlingen.

Ensartet opsætning på tværs af transportører

Funktionen kan bruges med flere transportører og er fleksibel i opsætningen. Når I bruger Shipmondo, kan I opnå en ensartet toldproces på tværs af forsendelser - og dermed skabe et skalerbart og driftssikkert setup.

Derudover forudsætter funktionen, at jeres varekartotekt i Shipmondo er opdateret med korrekt tolddata. Hvis I bruger forsendelsesskabeloner, vil toldoplysninger automatisk blive hentet fra varerne, hvilket sikrer, at dokumentationen er baseret på et centralt og vedligeholdt datagrundlag.

Se vores liste over funktioner i Shipmondo og find den løsning, der matcher jeres behov bedst.